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本系統以ISO圖文管理為核心,有效地控制各種圖文檔案的產生並管理檔案的存取權限、控制圖文檔案的分發、監控檔案的發送流程,確保各文件版本一致性、最新文件的發佈,並可整合E-Mail與各種表單及記錄,能夠把資訊適時地提供給適當的單位。
以圖文管理系統加上流程控管的功能,讓所有的外來紙本文件以及相關管理資訊系統所產出之相關表報都能夠很容易的進入文件管理系統的管制之中,讓工作者有更多時間去做更重要的事,組織對新的訊息也能迅速反應,採取必要的措施,對於提升企業生產力有極大的助益。

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系統簡介:
  主要功能

   

  新文件制訂/修訂/廢止申請作業
  簽核作業(含部門主管初核、審查作業及核准作業)

  相關單位會辦作業
  加簽作業
  版本控管作業
  權限控管作業
  郵件通知作業
  編號賦予作業
  文件檢索
  五階文件管理
          

       

 

系統特色
  線上瀏覽
  以Browser介面進行文件之檢索及閱讀。
 
依據個人權限限制文件內容之閱讀。
  線上申請
  使用者以IE連上系統後即可進行制/修/廢申請。
  自動帶入申請者資訊。
  自動編碼
  自動依編碼規則進行文件編號計算。
  提供兩套編碼規則並自動對應。
  線上核准
  以電子郵件通知簽核者進行簽核。
  以『開啟』、『檢閱』、『核可/駁回』、『輸入意見』及『完成』等
五步驟線上完成簽核動作。
  簽核逾時以電子郵件稽催。

  同步會簽
  多人同時進行簽核不互相干擾及等待。
  不限定同時簽核之人數。
  會簽完成後自動進行意見彙總。
  動態加簽
  可進行串簽或會簽。
  可動態設定加會簽之人數。
  加簽完成後回傳結果。
 

  版本自動控管
  以發行之版本自動依規則計算。
  舊版本及已廢止文件自動隱藏。
  文件管制中心可檢視舊版本及已廢止文件。
  自動通知
  流程動作自動通知相關同仁。
  發行/廢止時自動通知設定之相關單位。
系統效益:
  文件以電子化流程控管,提昇企業內部管理績效
  落實文件審查簽核之自動化流程
  嚴格管制文件發行與版本變更
  創造無紙化環境,減少紙張成本支出,降低公司成本
  協助企業流程再造,打造企業競爭優勢
系統架構:
  遵循ISO精神及作業流程,過程嚴謹
  操作介面人性化,讓不懂電腦的人也能輕鬆上手
  標準文件式資料庫,讓使用者感覺彷彿紙上作業般平易近人
  五階文件權限之開放以部門為單位,方便管理

 
                     
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